As funções meio – é necessário estudar as folhas de recolha e separar por conjuntos as várias áreas de actuação do serviço em causa. Deve ser retirado do monte o que diz respeito a assuntos de contabilidade, pessoal e património (funções meio), que se juntam no mesmo conjunto, divididas em 3 subconjuntos de acordo com a área. Passamos depois a assinalar numa folha à parte os vários tipos de processos que forem aparecendo, com o auxílio dos chefes de contabilidade, do economato e do pessoal. Nem todos os serviços têm o mesmo tipo de processos (séries). Quando surgirem novos tipos de processos devem ser acrescentados à lista. No caso da AE, são funções meio: ·Constituição e Regulamentação ·Deliberações da RGA ·Contabilidade/Tesouraria
As funções meio devem estar inseridas nas primeiras áreas do plano de classificação.
O próximo passo é procurar as ordens de serviço e os despachos, constituindo o quarto grupo com o tema: constituição, organização e regulamentação de serviços.
Procura-se depois tudo o que é respeitante a relatórios de actividades e planos de actividades que constituem o quinto grupo: planeamento e controlo de actividades, onde se podem incluir os relatórios parcelares (se houver número suficiente estes constituem uma nova série). Ainda neste grupo colocam-se os processos de comissões interministeriais, designado por: elaboração e avaliação de políticas conjuntas com outros organismos do Estado.
As funções fim – são as funções directamente ligadas aos objectivos que cada organização persegue. É pois necessário recolher os assuntos referentes às actividades específicas do organismo. No plano de classificação é necessário definir as principais áreas de actividade da instituição em que se enquadram a produção documental. No caso da AE, são funções fim a: ·Promoção e divulgação cultural ·Promoção de actividades culturais ·Promoção e divulgação de eventos ·Promoção e divulgação de actividades desportivas ·Criação e divulgação da imagem da Associação ·Organização e divulgação de eventos ·Orientação aos alunos ·Inserção no mercado de trabalho ·Representação da AEESEIG na vida académica ·Apoio ao aluno
As funções meio – é necessário estudar as folhas de recolha e separar por conjuntos as várias áreas de actuação do serviço em causa. Deve ser retirado do monte o que diz respeito a assuntos de contabilidade, pessoal e património (funções meio), que se juntam no mesmo conjunto, divididas em 3 subconjuntos de acordo com a área. Passamos depois a assinalar numa folha à parte os vários tipos de processos que forem aparecendo, com o auxílio dos chefes de contabilidade, do economato e do pessoal. Nem todos os serviços têm o mesmo tipo de processos (séries). Quando surgirem novos tipos de processos devem ser acrescentados à lista. No caso da AE, são funções meio:
· Constituição e Regulamentação
· Deliberações da RGA
· Contabilidade/Tesouraria
As funções meio devem estar inseridas nas primeiras áreas do plano de classificação.
O próximo passo é procurar as ordens de serviço e os despachos, constituindo o quarto grupo com o tema: constituição, organização e regulamentação de serviços.
Procura-se depois tudo o que é respeitante a relatórios de actividades e planos de actividades que constituem o quinto grupo: planeamento e controlo de actividades, onde se podem incluir os relatórios parcelares (se houver número suficiente estes constituem uma nova série). Ainda neste grupo colocam-se os processos de comissões interministeriais, designado por: elaboração e avaliação de políticas conjuntas com outros organismos do Estado.
As funções fim – são as funções directamente ligadas aos objectivos que cada organização persegue. É pois necessário recolher os assuntos referentes às actividades específicas do organismo. No plano de classificação é necessário definir as principais áreas de actividade da instituição em que se enquadram a produção documental. No caso da AE, são funções fim a:
· Promoção e divulgação cultural
· Promoção de actividades culturais
· Promoção e divulgação de eventos
· Promoção e divulgação de actividades desportivas
· Criação e divulgação da imagem da Associação
· Organização e divulgação de eventos
· Orientação aos alunos
· Inserção no mercado de trabalho
· Representação da AEESEIG na vida académica
· Apoio ao aluno